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Bien Fait Pour Ta Com’ est un collectif d’indépendants en communication qui existe depuis 5 ans. Ils challengent régulièrement leur manière de penser et de construire pour correspondre au mieux à leurs valeurs.

Ils accompagnent notamment des clients qui partagent leurs valeurs comme des acteurs de l’Économie Sociale et Solidaire.

Notre challenge

Comment avoir une démarche proactive pour de nouveaux clients et un aperçu des charges de travail des membres de l’équipe ?

Bien fait pour ta com’ nous a sollicité pour les accompagner dans la refonte de leur outil qui ne convient pas complètement aux besoins de l’équipe.

Les principaux enjeux à solutionner sont les suivants :

  • Mieux répartir les sollicitations pour des missions lors des réunions & les visualiser dans l’espace de travail
  • Mieux suivre la charge de travail des membres du collectif (notamment pour la réalisation des missions)
  • Inciter les membres du collectif à produire des références
  • Commencer les réunions à l’heure

Commençons par des entretiens individuels

Les entretiens individuels ont été réalisés par Alexandre Duarte.
Chaque entretien était semi-directif et a durée en moyenne une heure.

Les entretiens ont pour objectif de prendre la température de l’équipe : ce qu’ils ressentent dans leur quotidien au travail, les freins existants, si la fluidité est au rendez-vous, etc. Qu’est-ce qui peux les ralentir / les freiner au sein de l’équipe, dans la réalisation de leur travail.
Comment utilisent-ils les outils actuels en équipe (notamment le triptyque) ?

Fonctionnement du triptyque :

Le triptyque est un tableau en trois partie qui permet de suivre l’avancement des projets, de la prospection (volet 1) à la fin des projets (volet 3). Pour ceux qui sont fans d’outils digitaux, vous pouvez penser à une sorte de Trello.

Les réunions hebdomadaires :

Les lundis matin sont consacrés aux réunions business. Ils sont appelés les « Lundis au soleil ».
Ces réunions sont animées à tour de rôle par les membres du collectif.

Selon les membres du collectif, les réunions :

  • sont considérées comme utiles (pour le collectif et pour le business) ;
  • sont mieux qu’avant (depuis qu’elles ont été retravaillées et appelées « lundis au soleil ») ;
  • sont jugées trop longues ;
  • commencent souvent en retard ;
  • sont animées de façon variables (selon la préparation de la personne) ;
  • sont parfois « subies », notamment lorsqu’on a des projets urgents en attente ;
  • pourraient être plus concrètes ;

Continuons par un atelier de créativité

Objectif :

  • repenser collectivement le triptyque (et sa complémentarité avec le CRM) en améliorant notamment sa lisibilité ;

  • nourrir la réflexion déjà entamée avec les entretiens individuels.

Production de l'atelier :

Synthèse :

Un atelier avec les Gamifi'cartes

Chaque personne présente dispose de 5 cartes minimum pour l’aider à générer des idées. Au bout de 10 minutes, chaque personne partage une idée à tour de rôle et les autres rebondissent avec leurs idées connectées.

Maintenant que nous avons compris où sont les axes d’améliorations, nous avons proposé un atelier avec les gamifi’cartes pour imaginer les solutions !

La pratique ? un post-it = une idée . Les gamifi’cartes sont le coup de pouce ou le déclencheur de l’idée.

Vie d'équipe :

Réunion - organisation :

Processus et fin de projet :

Synthèse :

De nombreuses idées émergent sur des secteurs variés :

  • Volonté de mieux suivre les processus (répartition des missions, création des références, prises de décisions, règles pour gestion de la paroles en réunion), etc. mais seulement si les process sont « éprouvés » et efficaces.
  • Envie de rendre les temps collectifs plus ludiques, dans l’esprit de BFPTC : trouver des noms pour les rôles, avoir des avatars représentant les membres du collectifs sur les supports papiers, avoir un accessoire pour désigner la personne qui anime les réunions, prévoir des célébrations / temps de gratitude, rajouter plus de narration/storytelling aux réunions (et même aux références).
  • Envie de garder une certaine autonomie / liberté : réduire les temps cadrés des réunions pour conserver des temps d’échanges ouverts par exemple.

Les solution apportées

1. Suivi des projets

Un suivi global des projets en créant une fiche standard remplie lorsque la mission est signée et qui est déplacée sur une carte (à nouveau, dans l’univers de BFPTC) peut être mis en place.

Les différentes fiches pourraient être placées sur des cartes imaginaires pour mieux représenter leur avancement et faire écho avec l’univers BFPTC (Retour vers le futur, Lundis au soleil, etc.).

🔧 Des magnets pré-imprimer avec les informations de base des projets.

🔧 Des bocaux pour récupérer les magnets et pour jauger la quantité des projets accomplis.

🔧 Taille des magnets différents selon les projets.

2. Jauge de charge de travail

La charge de travail des membres du collectif est une problématique qui est revenue régulièrement dans les échanges individuels. Le CRM semble pouvoir solutionner de façon plus précise cette problématique (ainsi que la rentabilité des projets, en faisant le lien avec le temps facturé et le temps réellement passé).

Il est plus simple et plus facile de faire un focus sur la notion de charge de travail avec un outil simplifié.

🔧 Une double lecture d’un tableau en croix avec un axe pour l’humeur et un autre pour la charge de travail.

3. Les réunions commencent régulièrement en retard, ce qui pénalise les membres du collectif qui arrivent à l'heure.

Le lundi matin semble un créneau compliqué pour organiser une réunion qui mobilise toute l’équipe (dossiers à bouclés, plus compliqué de se lever tôt après un week-end…).

Suggestion : commencer la réunion d’équipe à 13h30 autour d’un café.

🔧 Avantages :

  • Cela permet aux personnes souhaitant boucler un dossier le matin de le faire ;
  • Cela permet aux personnes non-matinales d’arriver le matin à l’heure de leur choix ;
  • Cela reste lundi donc début de semaine ;
  • Le repas est une période « tampon » avant la réunion qui devrait permettre à tous d’arriver à l’heure pour le café ;
  • Si la réunion commence par un temps plus décontracté qu’un point compta, cela permet également de commencer la réunion même si certains sont en retards.

Et vous, avez vous trouvez le créneau idéal pour vos réunion avec votre équipe ? 🚀

4. Inciter les membres du collectif à produire des références

Tout le monde semble comprendre l’intérêt de produire des références mais il est difficile de prendre ce temps entre l’arrivé des nouveaux projets et la finalisation des projets en cours:

🔧 Préciser qu’une partie de la facture est fléchée vers la création de références

🔧 Plutôt que de travailler sur des références personnelles – qui sont la responsabilité de chacun – une solution serait de responsabiliser les chefs de projets pour qu’ils pilotent en fin de mission (voire en cours de mission) la réalisation d’une étude de cas sur les projets ambitieux.

🔧 Mettre en place un processus clair sur la marche à suivre en fin de projets :

Qu'est ce que le projet nous a apporté ?

« Ce projet a vraiment été très enrichissant car il a permis de plonger au cœur du fonctionnement d’un collectif expérimenté. Cela permet de se questionner sur son propre fonctionnement et comment mieux travailler avec ses partenaires sur les projets à venir.
Le sujet est bien-sûr très intéressant car il semble concerner tout le monde : quelque soit l’entreprise, l’association ou équipe au sein d’une structure plus grande, nous avons tous besoin de trouver les outils qui nous correspondent pour collaborer. J’espère que notre intervention chez BFPTC se révèlera durable et pourquoi pas duplicable chez d’autres structures. »

Alexandre.

Faites décoller votre projet avec la gamification

Avec 3 ans d’expérience en gamification et en sciences comportementales,  EcoGameLab vous accompagne dans votre projet. Notre objectif : vous aider à engager vos utilisateurs !

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